Soort opdrachten

Office management tijdens reorganisatie

| Office Management Voor een klein adviesbureau gericht op kwaliteit in de eerstelijnszorg heeft Gefaciliteerd een jaar lang het office management verzorgd. In eerste instantie richtte de taken zich op ordenen en organiseren: het bureau bestond pas kort, maar had wel een stichting over genomen en was verhuisd. Zowel de projectadministratie als de computerbestanden werden op orde gebracht en daarna werden de lopende zaken behartigd tot het adviesbureau na een jaar in rustiger vaarwater verkeerde en wist welke koers ze gingen varen. Toen was de tijd rijp voor een vaste office manager met een duidelijk takenpakket en een vast contract en werden de taken overgedragen.

| Verhuisoördinator  |Bij diverse organisaties is verhuisondersteuning geleverd. Dit varieert van het opstellen van draaiboeken en inventarisaties, het managen van kleine verbouwingen tot het selecteren van een verhuizer en het organiseren van de verhuizing zelf. Ook particulieren kunnen een beroep doen op deze verhuisondersteuning.

| Administratie ordenen|Een dame zag in haar administratie ‘door de bomen het bos’ niet meer. We zijn samen alle papieren doorgelopen en bepaald wat wel en niet bewaard moest blijven. Alles wat bleef, werd geordend in ordners opgeruimd. Het oude fietsdiploma dat we tussen de spullen vonden, kreeg een mooi ingelijst plekje aan de muur.

| Advies opzetten facilitaire organisatie |In verband met hun verhuizing vroeg een woningcorporatie in Rotterdam ondersteuning bij het opzetten van de facilitaire organisatie in het nieuwe, grotere kantoor. Samen met het schoonmaakbedrijf is een nieuw schoonmaakprogramma opgesteld, er is een aanbesteding georganiseerd voor een nieuwe kofiie-leverancier, er is parkeerbeleid ontwikkeld en er is een facilitair medewerker geworven die overdag de medewerkers ondersteunt in de kantine, bij de printer en bij vergaderingen.

| Opstellen programma’s van eisen en fasedocumenten |Regelmatig ondersteunt Gefaciliteerd bij het opstellen van facilitaire beleidsdocumenten. Dit gebeurt op basis van aantekeningen, diverse documenten uit de organisatie, e-mails, aantekeningen en gesprekken met betrokkenen. Het spreekt voor Gefaciliteerd voor zich dat het eindproduct (document, Powerpoint-presentatie) wordt afgeleverd naar de wens van de klant.

| Ondersteuning projecten | Bij zowel een gemeente als een logistiek dienstverlener ondersteunde Gefaciliteerd de projectorganisatie. Bij de gemeente was dit met name gericht op de administratieve projectondersteuning, bij de dienstverlener werden er met name uitvoerende taken binnen het project ter hand genomen.